Portra / Getty-afbeeldingen
De meeste organisaties met meer dan een handvol mensen hebben een sterke communicatiestrategie nodig voor zowel interne als externe communicatie. Of het nu gaat om meldingen over beleidswijzigingen, dagelijkse procedures of iets anders onder de zon, werknemers moeten op de hoogte zijn van belangrijke zaken.
Dit omvat ook het ontwikkelen van een plan voor een kantoorverhuizing en het ontwikkelen van een bewegende checklist.
Hoewel je misschien denkt dat er zoveel stappen zijn in de planning van een kantoorverhuizing dat je geen tijd hebt om zelfs maar aan communicatie te denken, moet je echt een dag of twee nemen om een stevige strategie te ontwikkelen die zowel werknemers als je klanten bewust houdt van de komende wijzigingen.
Het is heel belangrijk dat u uw werknemers direct betrokken wilt houden bij de verhuizing, omdat zij waarschijnlijk het meest worden getroffen door de verhuizing.
Belangrijke interne berichten
De kernboodschappen moeten de timing, verpakking, kantoorafsluitingen, nieuwe kantoorindeling en details over de nieuwe locatie omvatten.
- Tijdlijn: zorg ervoor dat u alle belangrijke stappen van de verplaatsing opsomt, zodat iedereen weet wat en wanneer te verwachten. Verpakkingsinstructies: geef personeel instructies over het inpakken van hun kantoren of cellen voor de verhuizing. Dit moet omvatten waar verpakkingsmaterialen te krijgen, wat zij verantwoordelijk zijn voor verpakking, en deadlines. Geavanceerde kennisgeving van eventuele kantoorafsluitingen: tijdens de verhuizing moet u mogelijk het kantoor sluiten om de definitieve verpakking en verplaatsing van kantoorapparatuur en meubilair mogelijk te maken. Zorg ervoor dat uw personeel op de hoogte is van deze datums en of en hoe het bedrijf tijdens de verhuizing zal doorgaan en hoe dit hun werkschema en werkdruk zal beïnvloeden. Nieuw kantoorplan: Medewerkers zullen vroeg willen weten hoe de nieuwe ruimte eruit zal zien en hoe de kantoren zullen worden opgezet. Zullen ze nog steeds hun eigen ruimte hebben of zullen ze zich nu in een kast of open plattegrond bevinden? Zorg ervoor dat u een manier creëert om medewerkers te informeren over hoe hun werkruimte kan veranderen. De nieuwe opties voor locatie, parkeren en pendelen: geef het personeel alle informatie die ze nodig hebben over de nieuwe locatie, zodat ze het transport naar de nieuwe ruimte kunnen voorbereiden.
Manieren om doelstellingen aan het personeel te communiceren
De manier waarop u het bericht bezorgt, moet worden bepaald door het type bericht dat het is. De tijdlijn kan bijvoorbeeld eenvoudig worden geleverd via uw bedrijfsintranet; overwegende dat kantoorafsluitingen het beste kunnen worden gepresenteerd tijdens een personeelsvergadering om ervoor te zorgen dat vragen kunnen worden gesteld en beantwoord.
- Intranet: voor bedrijven of organisaties die een intranet hebben, is dit meestal het beste platform voor de meeste berichten. Het maakt eenvoudige updates van bestanden en informatie mogelijk die alle werknemers kunnen bereiken. Persoonlijke vergaderingen: wat de boodschap ook is, personeelsvergaderingen zijn een goede plaats om aankondigingen te doen en personeel de gelegenheid te geven een volledige discussie te voeren. U kunt de vergadertijd ook gebruiken om te bekijken hoe de informatie wordt gecommuniceerd, zodat het personeel weet dat ze op de hoogte worden gehouden. E-mail: hoewel e-mail gemakkelijk is, is het niet altijd de beste manier om informatie door te geven. U wilt niet zoveel e-mails verzenden dat mensen de informatie niet kunnen vinden wanneer ze deze nodig hebben. Als u e-mail gebruikt, zorg er dan voor dat u deze alleen gebruikt om mensen te laten weten waar ze de informatie kunnen verkrijgen. Gemeenschappelijke mappen: als u geen intranet hebt, maakt u een gemeenschappelijke map op een netwerkstation waar iedereen toegang toe heeft. Bulletinboard: u kunt een fysieke ruimte gebruiken om informatie te posten. Mensen kunnen het vaak controleren en het biedt ook een plek waar mensen hun zorgen kunnen verzamelen en bespreken.
