Taxi / Portra-afbeeldingen / Getty-afbeeldingen
Het voorbereiden van een verhuizing naar een kantoor of bedrijf kan veel gecompliceerder zijn dan het verhuizen van een huishouden. Voorbereiding is van cruciaal belang en ervoor zorgen dat alles op uw lijst compleet is, is essentieel. Gebruik deze snelle checklist als gids om uw bedrijf op koers te houden.
Bepaal een tijdsbestek en planning
Het bepalen van uw tijdsbestek moet het eerste zijn dat u doet. Stel de datum in waarop alle spullen uit de kantoorruimte moeten zijn, wat uw laatste verhuisdatum is. Je hebt waarschijnlijk een paar dagen nodig om daadwerkelijk te verhuizen, afhankelijk van hoeveel spullen je moet verplaatsen. Werk achteruit vanaf uw verhuisdatum en maak een lijst van alle dingen die u moet doen voordat de vrachtwagens aankomen.
Wijs taken toe en stel zo nodig een verplaatsingscommissie in
Het is een goed idee om personeel vroegtijdig bij de verhuizing te betrekken. Een verhuiscomité kan u niet alleen helpen bij het organiseren en plannen van de verhuizing, maar ook bij het vergemakkelijken van de overgang voor de rest van het personeel. Laat de commissie alle taken beoordelen en waar nodig rollen toewijzen. Naarmate de beweging vordert, moet u waarschijnlijk taken aan de lijst toevoegen en ervoor zorgen dat u ook taken toewijst - er is gewoon teveel om het allemaal zelf te doen.
Stel een intern en extern communicatieplan op
Een intern communicatieplan zorgt ervoor dat werknemers op de hoogte blijven van de verhuisplannen, terwijl een extern plan uw klanten en leveranciers op de hoogte houdt van uw zakelijke activiteiten tijdens de verhuizing, zodat u uw bedrijf tijdens de transitie in bedrijf kunt houden.
Huur verhuizers
Zoals elke zet kost het inhuren van goede verhuizers tijd en zou dit een van de eerste taken op je lijst moeten zijn. Laat een medewerker een lijst van ten minste vijf verhuisbedrijven opstellen en zorg ervoor dat u deze grondig onderzoekt voordat u aanneemt. Bepaal het budget, ontvang offertes en vergelijk services tussen verhuisbedrijven om te beslissen welke u wilt inhuren.
Huur professionele packers in
Als uw verhuisbudget het inhuren van professionele packers kan ondersteunen, doet u dat. Dit voorkomt dat u en uw werknemers delen van het kantoor moeten inpakken die veel voorkomen en vaak de moeilijkste ruimtes zijn om in te pakken en te verplaatsen. Medewerkers kunnen worden gevraagd hun bureaus of kantoren in te pakken, omdat het ook de mogelijkheid biedt aan medewerkers om hun ruimtes op te ruimen en dingen te verwijderen die ze niet hoeven te verplaatsen.
Maak een nieuw kantoorplan en lay-out
Dit is waar je verplaatsingscommissie echt nuttig zal zijn. Het is altijd moeilijk om naar een nieuwe ruimte te gaan, maar als je moet uitzoeken waar alles en iedereen naartoe gaat, kost dat veel tijd. Zorg ervoor dat u weet waar elk meubelstuk wordt geplaatst en dat elke medewerker gaat zitten. Hoe gedetailleerder het plan, hoe beter.
Praat met uw huidige leveranciers
Een bedrijf verplaatsen kan betekenen dat u van dienstverlener moet veranderen. Controleer uw contracten en beslis of u bij uw huidige leveranciers blijft of dat u overstapt. U moet bepalen wat de nieuwe ruimte nodig heeft op het gebied van telefoonlijnen en netwerkinfrastructuur. Praat met je nieuwe huisbaas en leveranciers om ervoor te zorgen dat je weet wat de nieuwe ruimte nodig heeft, zodat er geen kloof is in de service. Neem voor alle apparatuur die u huurt contact op met de dealer om hen op de hoogte te brengen van de verhuizing en hoe u hun apparatuur het beste naar de nieuwe locatie kunt brengen.
Houd medewerkers op de hoogte en op de hoogte
Een verhuizing kan moeilijk zijn voor werknemers. Het kan een verandering betekenen in hoe ze pendelen en of hun pendelen nu langer is dan vóór de verhuizing. Als u naar een kleinere ruimte verhuist, moeten medewerkers weten hoe kantoren worden toegewezen en hoe hun nieuwe ruimte eruit zal zien. Medewerkers moeten bij elke stap in het proces worden geïnformeerd. Probeer een bewegend schema op het bulletinboard van de keuken of een andere gemeenschappelijke ruimte bij te houden, zodat mensen kunnen zien hoe de dingen vorderen en wat van hen als werknemers wordt verwacht.
