Getty Images
Dus je hebt al deze dingen elke dag te doen en je takenlijst is vol - hoe weet je wat je eerst, tweede en derde moet doen?
Vrijwel iedereen heeft het gevoel dat ze te veel te doen hebben en te weinig tijd om het te doen. Vaak komt dat overweldigde gevoel voort uit het onvermogen om prioriteit te geven aan al die ogenschijnlijk dringende taken. Als je het gevoel hebt dat je takenlijst met de minuut groter wordt en je niet eens weet waar je moet beginnen, kun je je taken hier als volgt identificeren, evalueren en prioriteren.
1. Maak een lijst
Voordat u uw verplichtingen in volgorde van belangrijkheid probeert te sorteren, neemt u de tijd om een uitgebreide lijst samen te stellen van alles wat u nodig hebt of wilt bereiken. Verdeel uw lijst in secties voor verschillende soorten taken. Deze categorieën kunnen zijn:
Dagelijkse of wekelijkse taken
Dit zijn alledaagse taken die persoonlijk (maaltijdplanning en boodschappen) of werkgerelateerd (wekelijks teamoverleg) kunnen zijn. Als u al een dagelijkse routine volgt, bent u bekend met deze taken; als je dat niet doet, is dit een goed moment om er een te maken. Wat u opneemt, kan variëren - sommige mensen zullen zichzelf niet hoeven te herinneren om e-mail te controleren of boodschappen te kopen, maar anderen zullen de gestructureerde herinneringen waarderen om bepaalde acties op bepaalde tijden of op bepaalde dagen uit te voeren.
Taken met deadlines
Deze moeten uiteraard op een specifieke datum worden gedaan en moeten vooraf worden voorbereid. Voorbeelden kunnen een schoolkrant zijn die over drie weken afloopt of een feestje dat je over zes maanden plant. Dit soort taken - vaak projecten genoemd - kunnen later worden opgesplitst in kleinere componenten - bijvoorbeeld "schrijfpapier" kan worden opgesplitst in het lezen van de relevante boeken, het organiseren van uw notities, het schrijven van een overzicht, het schrijven van het eerste ontwerp, en zo Aan.
Terugkerende taken
Deze komen niet op een dagelijkse of wekelijkse frequentie voor, maar het zijn ook geen eenmalige projecten. Terugkerende taken kunnen tandartsafspraken zijn of driemaandelijkse belastingen doen.
Zelf gemotiveerde, noodzakelijke taken
Dit zijn taken of projecten waarvan je weet dat je ze moet doen, maar niemand gaat je maken. Ze hebben zelden of nooit een ingebouwde tijdslimiet. Denk erover om de website van uw kleine bedrijf te verbeteren of een nieuwe primaire zorgverlener te vinden.
Zelf gemotiveerde, niet noodzakelijke taken
Dit zijn de leukere activiteiten die desalniettemin buiten de boot vallen omdat andere, duidelijker noodzakelijke taken ze verdringen. Denk aan lezen voor plezier of werken aan hobby's.
Op een dag taken
Deze taken hangen onderaan je takenlijst of in je achterhoofd, maar ze hoeven meestal niet snel of nooit te worden uitgevoerd. Voorbeeld: verf je radiatoren.
2. Organiseer uw lijst
Nadat u alles hebt opgesomd, kunt u uitvinden wat u eerst moet doen en uw planning organiseren. (Hoe u dit fysiek doet - op een vel papier, een planner, een app, een online kalender of anderszins - is minder belangrijk dan dat u een methode kiest die voor u werkt en die u zult gebruiken.) Hier zijn enkele criteria om over na te denken:
Dringend of belangrijk
Alle taken kunnen worden gesorteerd in een van de vier categorieën. Dringende en belangrijke taken moeten zo snel mogelijk worden uitgevoerd; urgente maar niet belangrijke taken kunnen indien mogelijk worden gedelegeerd, maar als dat niet het geval is, moet uw planning voldoende flexibiliteit en extra tijd bevatten om ze te accommoderen wanneer ze opduiken; belangrijke maar niet urgente taken moeten ruim van tevoren worden gepland, zodat ze niet urgent worden; taken die niet belangrijk of urgent zijn, kunnen mogelijk worden geëlimineerd, maar als u ervan geniet, moeten ze in uw planning worden verwerkt, zodat ze niet worden overvol door meer veeleisende verplichtingen.
Waarde beoordelen
U kunt de waarde van een taak op verschillende manieren beoordelen. Een kan zijn of andere mensen worden beïnvloed, en hoe belangrijk die mensen voor jou zijn (de goedkeuring van je baas en het welzijn van kinderen die afhankelijk zijn van jou die belangrijker zijn dan, zeg, de meningen van een groep vreemden die je hebt afgesproken om deel te nemen aan een bijeenkomst.) U kunt ook een hoge waarde toekennen aan taken die u op de lange termijn vruchten afwerpen, of die u gewoon lonend vindt.
Een referentie die je waarschijnlijk tegenkomt als je leest over het prioriteren van taken is de 80-20-regel of Pareto-principe, waarin staat dat 80% van de effecten afkomstig is van 20% van de oorzaken. Dit kan al dan niet waar voor u blijken te zijn, maar het is een goede herinnering om vast te stellen waar u daadwerkelijk tijd aan besteedt en welke van uw inspanningen vruchten afwerpen.
Timing en flexibiliteit
Een functionerend schema staat veranderingen toe en herkent tijdsbeperkingen. Wees realistisch bij het prioriteren en plannen van uw dagen. Overschat bij twijfel de tijd die een bepaalde taak zal vergen.
Als er twee taken tegelijkertijd moeten worden uitgevoerd, hangt de keuze van waarmee u begint af van hoe u het beste werkt. Sommige mensen geven er de voorkeur aan om de eenvoudigere taak uit de weg te ruimen om zich te concentreren op de meer complexe; anderen zullen zich gerustgesteld voelen als ze eerst aan de moeilijkere taak beginnen en iets of alles voor elkaar krijgen voordat ze verder gaan. Vergeet niet dat u niet de ene taak of het project van het begin tot het einde op zich hoeft te nemen voordat u verdergaat met de volgende - tenzij u natuurlijk vindt dat op die manier werken uw productiviteit verhoogt.
Beperk uw dagelijkse must-do taken tot maximaal drie. De dag kan ook kleinere taken bevatten die meer routine zijn of van minder belang of urgentie zijn, maar het laden van grote taken zal waarschijnlijk leiden tot stress en teleurstelling.
Onthoud dat prioriteiten kunnen veranderen - als je baas je nu iets moet laten doen, zal je vorige eerste prioriteit waarschijnlijk naar de tweede worden gestoten. Dat is des te meer reden om meer tijd in uw planning in te bouwen om flexibiliteit mogelijk te maken.
3. Batch-taken
Batchtaken is een van de meest effectieve en efficiënte manieren om die zeurende, altijd uitgevoerde taken uit te voeren. Batchen betekent gewoon dat u steeds opnieuw aan hetzelfde type taak werkt voordat u naar iets anders overschakelt. De eerste stap is het identificeren van taken die u steeds opnieuw uitvoert en vervolgens een eenvoudige workflow opzetten die ze kunnen volgen. Vervolgens pak je die taken tegelijkertijd aan met behulp van die workflow.
Batching vereist het uitvoeren van vergelijkbare taken waarvoor vergelijkbare resources in "batches" nodig zijn om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Betaal al uw facturen tegelijkertijd Open al uw e-mail eenmaal per week en voer actie uit in plaats van het elke dag op te stapelen en er nooit bij te komen
Met batchen kunt u in een groef stappen en dezelfde taak steeds opnieuw doen, zodat u geen tijd hoeft te verspillen met het uitzoeken van instructies of wat u vervolgens moet doen.
4. Elimineer taken
Nadat u al uw taken hebt opgesomd en ze hebt gesorteerd van belangrijk naar minst, wordt duidelijk welke taken onderaan de lijst staan. Deze kunnen soms aan iemand anders worden gedelegeerd, maar als dat niet mogelijk is, moet u beslissen of u een tijd voor hen wilt plannen of ze wilt elimineren.
Je hebt misschien taken op je lijst die je niet hoeft te doen of zelfs maar wilt doen, maar je voelde je op een bepaald moment onder druk gezet om toe te voegen (naar de sportschool te gaan, een boekenclub bij te wonen.) Deze kunnen volledig worden geëlimineerd.
Ten slotte is het mogelijk om gewoon te veel te doen te hebben - als u niet alles voor elkaar krijgt, evalueer dan uw werklast om te bepalen of u gewoon wat meer oefening nodig hebt bij het stellen van prioriteiten of dat u iemand moet vertellen dat u niet langer kunt doorgaan met het doen van een bepaalde taak.
