Epoxydude / Getty Images
Leren hoe u uw e-mail kunt beheren, is een verrassend lastige organisatorische taak omdat u post niet alleen visueel kunt ordenen; je moet elk document lezen en aanraken om het in te dienen of weg te gooien. Dat gezegd hebbende, de beste manier om te beginnen is erin te springen en het nu te doen.
-
Dump the Junk
TEK IMAGE / Getty Images
Verminder de hoeveelheid e-mail die u ontvangt door de instroom van ongewenste e-mail te stoppen.
Afmelden voor alle catalogi - ja, allemaal. U kunt hun inhoud al online vinden. De meeste hebben kleine lettertjes met instructies voor uitschrijven, of u kunt dit online doen. Door de hoeveelheid ongewenste e-mail die u ontvangt te verminderen, wordt de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het beheren van uw e-mail verminderd. Het is ook goed voor het milieu.
Nadat je je voor alles hebt afgemeld, is je mailbox een tijdje zalig vrij van ongewenste e-mail, maar het begint zich langzaam weer op te hopen. Blijf uzelf permanent van mailinglijsten verwijderen of houd elke zes maanden wat tijd vrij om uw naam te verwijderen uit lijsten waaraan u bent toegevoegd.
-
Plan het in
Fancy / Veer / Corbis / Getty Images
De meeste mensen sorteren post wanneer ze na het werk door de deur lopen en stoppen vaak in het midden om hun jas op te bergen of hun aandacht te richten op wat voor het avondeten is. Weersta de drang om e-mail te beheren totdat u de tijd en aandacht hebt om aan deze taak te geven. Dit is waarom:
- Als je onderweg door de deur sorteert, is de kans groot dat je op dat moment niet klaar bent om je post te beheren. U hebt het juiste gereedschap en de aandacht nodig om te beslissen hoe u elk stuk gebruikt of weggooit. Raak een stuk papier nooit meer dan één keer aan als u dat niet hoeft te doen. Dit is wat papierbeheer zo vermoeiend maakt: je moet het elke keer lezen! Wacht tot je klaar bent om het te beheren en weg te gooien.
-
Gebruik de juiste hulpmiddelen
Foto / Fellowes
Houd de juiste hulpmiddelen bij de hand om uw e-mail te verwijderen, te recyclen of te beantwoorden. Dit bevat:
- ShredderRecycling binVijlsysteem en kalender
Plaats uw shredder en prullenbak niet in aparte ruimtes. Ze moeten naast je staan terwijl je werkt, zodat je meteen actie kunt ondernemen. Op deze manier hoeft u niet overal stapels papier te wachten om te worden gerecycled en versnipperd.
-
Breng een systeem tot stand
IPGGutenbergUKLtd / Getty Images
Er zijn drie eindspellen voor elk poststuk:
- Onderneem actie met e-mail die nu of uiteindelijk aandacht behoeft. Zet het op in andere categorieën, zoals archiveren, reageren, onmiddellijke actie, enz. Recycleer ongewenste e-mail die geen waarde voor u heeft en geen identificerende informatie op uw naam. Snijd een stuk e-mail dat identificerende informatie bevat buiten uw naam. en adres. Dit omvat burgerservicenummers, geboortedata, creditcardaanbiedingen en meer.
-
Ga ermee door
De containerwinkel
Nu je een systeem down hebt, moet je het volhouden. Als je niet elke dag tijd hebt om je post te sorteren, plaats je deze in een inbox op je bureau, bij je ingang of in een hoek op je aanrecht in de keuken. Plan een of twee keer per week tijd door om elk poststuk te sorteren, zodat u niets belangrijks mist.
