Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-mail is een van de belangrijkste manieren waarop mensen nu schriftelijke communicatie verzenden en het is niet waarschijnlijk dat dit ooit zal veranderen. Het is gemakkelijk, snel en vereist geen stempel.
Voorbij zijn de dagen dat u een week of langer moet wachten op een brief of antwoord in de mail. Het is niet nodig om noodritten naar het postkantoor te maken om uw enveloppen te wegen en voldoende postzegels op te halen voor facturen en brieven. Veel mensen hebben zelfs nog nooit een envelop geadresseerd of een brief via het US Post Office gestuurd.
E-mail is een van de gemakkelijkste en snelste manieren geworden om zowel persoonlijk als zakelijk te communiceren. Dit is zo'n fenomeen geworden dat de immer vertrouwde postdienst in de Verenigde Staten moeite heeft om zaken te blijven doen.
Het is dan ook geen verrassing dat e-mailetiquette, vaak aangeduid als Netiquette, een hot topic is voor de huidige cultuur. E-mails worden elke dag verzonden door een breed deel van de Amerikaanse bevolking. De meeste bedrijven gebruiken e-mail om de hele dag door met werknemers te communiceren. Bijna elk huishouden heeft ten minste één computer met internettoegang en binnen die huishoudens bevinden zich moeders, vaders, kinderen, tieners en misschien zelfs grootouders, die allemaal of bijna allemaal e-mails ontvangen en verzenden.
We leven in een door microgolven aangedreven internetgemeenschap en niemand wil de tijd nemen om een brief uit de hand te schrijven, ook al is het zoveel intiemer en persoonlijker. Toch zijn er veel omstandigheden waarin de e-mail beter werkt dan slakmail. Hier zijn enkele etiquette-do's en don'ts om in gedachten te houden bij het opstellen van e-mailnotities.
- Bereiden. Voordat u begint met het typen van een e-mail, of dit een eerste notitie of een antwoord is, moet u zich afvragen wat u wilt communiceren. Kortom, wat is uw doel om te schrijven? Als je het weet, kun je de ingevulde e-mail lezen voordat je deze verzendt om te controleren of je je doel hebt bereikt. Als het het cijfer haalt, stuur het dan; als de tekst verwarrend, hard of onduidelijk is, moet u misschien opnieuw beginnen. Communiceren. Vergeet niet dat u communiceert met een echte persoon die deze e-mail ontvangt. Met dat in gedachten moet je de persoon bij naam aanspreken en respectvol zijn. Als dit een reactie op een ontvangen e-mail is, moet u de tijd nemen om vragen of verzoeken vroeg in de notitie te beantwoorden. Ademen. We zijn allemaal op een of ander punt schuldig geweest aan het verliezen van onze kalmte. Als u een e-mail ontvangt die u boos maakt of van streek maakt, reageer dan niet in natura. Neem de hoofdweg en reageer alleen om de ontvangst te bevestigen of neem de tijd voordat u reageert, zodat u kunt kalmeren en kunt antwoorden met een goed doordacht bericht. U wilt nooit boos reageren op een e-mail (of een andere vorm van communicatie). Als we boos zijn, hebben we de neiging dingen te zeggen (of te schrijven) die we niet bedoelen of niet hoeven te zeggen. Vergeet niet dat zodra uw e-mail wordt verzonden, deze er voor altijd is. Wees transparant. Uw onderwerpregel moet een waarheidsgetrouwe weergave zijn van waarom u contact opneemt met de ontvanger. Gebruik zinnen die betrekking hebben op het onderwerp van de mail. Dit geldt ongeacht of u een zakelijke of persoonlijke e-mail opstelt. Als u bijvoorbeeld een e-mail aan uw moeder schrijft over haar bezoek volgende week, zou uw onderwerpregel zoiets moeten zijn als: "Uw bezoek". Onderzoek. Als u een e-mail naar een zakenpartner verzendt, is het gepast dat u zijn of haar achternaam en titel gebruikt. Doe het onderzoek en spreek de ontvanger correct aan. De president van het bedrijf kan worden aangesproken als de heer Taylor of president Taylor. Spellingscontrole. Het gebruik van spellingcontrole is belangrijk wanneer u schriftelijk communiceert. Wanneer u een notitie vol fouten verzendt, geeft dit aan dat u slordig bent of dat u geen aandacht besteedt aan details. Probeer de spellingcontrole altijd uit te voeren of gebruik een programma dat automatisch corrigeert. En lees het dan opnieuw om er zeker van te zijn dat de woorden die u wilde gebruiken niet automatisch werden gecorrigeerd naar iets anders. Proeflezen. Je moet de extra seconden of minuten nemen die nodig zijn om snel een e-mail te lezen die je van plan bent te verzenden. Neem deze tijd om lastige zinnen te bewerken of ontbrekende leestekens te plaatsen. Kijk uit voor toon. Soms kan een e-mail afwijken van wat u van plan was. De toon van uw e-mail is erg belangrijk en is net zo belangrijk als uw bericht. Omdat dit schriftelijke communicatie is, moet je ervoor zorgen dat je toon aangenaam is en dat het een waarheidsgetrouwe weergave is van wat je wilt zeggen. Vergeet niet dat uw ontvanger het grinniken in uw stem niet kan horen of de glimlach op uw gezicht kan zien. Tenzij u alles vooraf wilt schrijven wat u schrijft, moet u elke taal in de e-mail vermijden die op enigerlei wijze verkeerd kan worden geïnterpreteerd. Wees kort en krachtig. Probeer geen roman te schrijven wanneer u e-mailt. De meeste mensen willen echt niet zoveel lezen in een e-mail. Als de e-mail noodzakelijkerwijs lang is, probeer dan de ontvanger te helpen door sleutelconcepten te markeren, opsommingstekens te gebruiken of het onderwerp in de eerste alinea samen te vatten. Communiceer goed. U wilt uw lezer niet in verwarring brengen, dus neem de tijd om duidelijk en beknopt te schrijven. Als u een vriend e-mailt, kunt u wat informeler zijn in uw schrijfstijl. Als dit echter zakelijke communicatie is, gebruik dan de juiste grammatica en vermijd het gebruik van symbolen of emoji's waardoor u er minder professioneel uitziet.
E-mailcommunicatie is erg populair. Neem de tijd om de Gouden Regel te gebruiken en je zult een heel eind komen in de richting van een gepolijste netiquette-professional.
