FangXiaNuo / Getty Images
Werk je voor een bedrijf dat regelmatig vergadert? Vraag je je ooit af wat je hoort te doen en wat als goed gedrag wordt beschouwd tijdens deze bijeenkomsten? Ben je bang om de vergaderingen bij te wonen omdat je bang bent dat je een faux pas zou plegen die je positie of mogelijkheden voor vooruitgang in gevaar zou kunnen brengen?
Meestal behouden managers, teamleiders of bedrijfsleiders zich het recht voor om zakelijke vergaderingen te initiëren wanneer zij de behoefte voelen. Of het nu regelmatig geplande evenementen zijn of waarvoor een specifiek doel wordt gevraagd, iedereen die aanwezig is, moet de juiste richtlijnen voor zakelijke etiquette volgen.
Leider
Voor de vergadering is het van essentieel belang dat alles is georganiseerd, zodat u geen waardevolle tijd verspilt. U wilt dat het zo soepel en volgens schema loopt als u wilt en toch tijd overlaat voor vragen en feedback indien mogelijk. De sleutel is om respect te tonen voor alle betrokkenen.
Hier zijn enkele aanbevolen richtlijnen:
- Heb een geschreven agenda met een logische volgorde en realistische tijden. Als tijd en middelen het toelaten, stuur dan kopieën naar iedereen die aanwezig zal zijn. Stuur een uitnodiging aan potentiële aanwezigen met zoveel mogelijk details over de vergadering, inclusief locatie, begintijd, wat mee te nemen en eindtijd. Begin met een vriendelijke groet en laat iedereen weten wanneer het goed is om vragen te stellen. Heb water op het podium of in de voorkant van de kamer en drink het tussen onderwerpen of wanneer iemand anders aan het woord is. U hoeft uw speech niet letterlijk op te schrijven, maar u moet tenminste hebben opsommingstekens in uw notities. Als u dit niet doet, kunt u van het ene onderwerp naar het andere springen en uit het oog verliezen wat u moet zeggen. Dit kan ertoe leiden dat u tijd verspilt en dat de aanwezigen zich afvragen wat het punt van de vergadering is. Wees u bewust van de lichaamstaal van uw aanwezigen. Als je ziet dat mensen hun interesse verliezen, pauzeer dan en controleer jezelf om ervoor te zorgen dat je geen informatie herhaalt of teveel tijd besteedt aan iets dat niet relevant is. Heb een paar anekdotes om de vergadering interessant te houden. Vermijd echter ongepaste grappen die zelfs een vleugje seksisme, racisme of iets anders hebben dat anderen zou kunnen beledigen. Steel nooit de ideeën van anderen en noem ze die van jezelf. Geef anderen altijd de eer voor ideeën en succesvolle taken. Hoewel het goed is om een beetje rond te lopen, loop je niet heen en weer over de voorkant van de kamer. Dit maakt u nerveus. Blijf tijdens de vraag- en antwoordperiode stil totdat de vraag van de persoon eindigt voordat hij antwoordt. Als u de vraag niet begrijpt, vraag hem of haar deze te herhalen of de vraag nader toe te lichten. Als iemand boos of vijandig lijkt, blijf kalm en vraag de persoon om dit op een later tijdstip met u te bespreken. als dat mogelijk is. Het is beter dat het korter is dan de aandacht van de aanwezigen te verliezen.
Deelnemers
Iedereen die voor de vergadering wordt opgeroepen, moet aanwezig zijn, tenzij de omstandigheden dit niet toelaten. Als u van tevoren op de hoogte bent van de vergadering, overweeg dan om extra tijd te nemen met uw persoonlijke verzorging om respect te tonen voor eventuele begeleiders. Kleed je gepast voor het zakelijke niveau.
Tips voor vergadermanieren:
- Als u wordt gevraagd om een bevestigingsbericht te verzenden, doet u dit zodra u de vergadering in uw agenda opent. Toon op tijd. Zorg dat je er indien mogelijk een paar minuten eerder bent. Controleer je mobiele telefoon en zorg ervoor dat deze stil is of is uitgeschakeld. Stuur nooit sms'jes tijdens een vergadering, tenzij de leider u om een specifieke persoon vraagt. Als drankjes worden geserveerd, is een drankje acceptabel. Wacht echter tot iedereen na het eten een hapje eet, als dit een lunchvergadering is. Als dit een lunchvergadering is, breng je je eten naar de tafel en eet je het zo rustig mogelijk op zonder aandacht voor jezelf te vragen. chat of wissel notities uit met andere aanwezigen. Dit is erg storend en kan de indruk wekken dat je je werk niet serieus genoeg neemt om goed te letten op wat er wordt besproken. Als je wordt opgeroepen, antwoord dan zo direct mogelijk. Als u het antwoord niet weet, verontschuldig u dan en wees eerlijk. Geen antwoord is beter dan het verkeerde. Na de vergadering bedank de spreker. Blijf niet langer in de vergaderruimte hangen dan nodig. Als je rondhangt, word je inactief en wil je niet dat de baas denkt dat je de vergadering gebruikt om je taken te ontlopen.
Vergaderingen in een restaurant
Soms wordt een lunchbijeenkomst geroepen en deze kan in een restaurant worden gehouden. Hoewel dit niet op kantoor is, moet u er rekening mee houden dat u nog steeds aan het werk bent.
Aanvullende vergadertips voor restaurantvergaderingen:
- Vergeet nooit uw tafelmanieren. Ga tijdens de maaltijden met gratie en goede manieren om met eten. Gebruik het juiste keukengerei. Als u twijfelt welke vork bij elke cursus hoort, volg dan de persoon die de vergadering leidt. Als u in een buffetrestaurant bent, weet u de juiste manieren om uzelf te helpen. Volg de juiste richtlijnen voor het eten van hapjes.
