nirat / Getty Images
Stapels papier zijn lastig en het beheren van een archiefsysteem voor thuis kan een sleur zijn. U moet echter wel aan sommige documenten vasthouden omdat u nooit weet wanneer u ze nodig hebt.
Hoe lang moet u uw belastingen, kwitanties, bankafschriften en andere belangrijke documenten bewaren? Elk type document is anders, dus u wilt er zeker van zijn dat u al uw papierwerk lang genoeg houdt voordat u de shredder start, zelfs als u denkt dat u er klaar mee bent.
Een werkbaar thuisarchiveringssysteem onderhouden
Een sleutel tot het creëren van een werkbaar thuisarchiveringssysteem is het verminderen van de hoeveelheid papier die u ontvangt. Het kan de hoeveelheid papier die je moet versnipperen of vijlen echt verminderen. Dit betekent het wegwerken van ongewenste e-mail, aanmelden voor e-facturen, en geen flyers, kortingsbonnen die u nooit zult gebruiken, catalogi die u nooit zult lezen, of andere efemere verschijnselen die u het gevoel heeft vast te houden wanneer u weet dat u moet vasthouden, accepteren. echt niet.
De tweede stap is om ervoor te zorgen dat u een goed e-mailbeheersysteem heeft. Hoe efficiënter u de post verwerkt wanneer deze binnenkomt, hoe minder vaak u een grote sessie van archiveren, versnipperen en recyclen hoeft te doen.
Stel een elektronisch systeem in
Door uw papieren archieven kwijt te raken door een elektronisch archiveringssysteem op te zetten, bespaart u ruimte en bent u niet meer opgeruimd. Tegenwoordig is een elektronisch archiveringssysteem logisch omdat het eenvoudiger dan ooit is.
Om te beginnen, hebt u een scanner en een plaats nodig om uw bestanden op te slaan: een mappensysteem op een computer en een back-up in de cloud, evenals een externe harde schijf. Hoe meer back-ups u hebt - thuis en elders - hoe beter u voorbereid bent om de stapel papierwerk weg te gooien zonder u zorgen te maken dat u iets belangrijks verliest.
Stel algemene mappen in voor verschillende soorten documenten (bijv. Huishoudens, belastingen, auto, geboortecertificaten, enz.) U hoeft niet te precies te worden met het opslaan van de documenten, omdat elektronische archiveringssystemen doorzoekbaar zijn.
Scan vervolgens elk document en sla het op in een map op basis van de inhoud. Zorg ervoor dat u elk een unieke bestandsnaam geeft om het te beschrijven, zodat het snel kan worden gevonden via de zoekfunctie van uw computer. Als u de datum aan het einde van de bestandsnaam toevoegt, kunt u hetzelfde type document onderscheiden van verschillende perioden. Bijvoorbeeld, in plaats van uw energierekening utilitystatement.pdf te noemen, noemt u deze utilitystatement-Feb2019.pdf.
Er zijn ook een aantal apps beschikbaar waarmee u snel verschillende documenten kunt opnemen en opslaan. Velen kunnen worden beheerd via uw smartphone of tablet, zodat u papierwerk (vooral bonnen) kwijt bent wanneer u zich niet in de buurt van uw thuiscomputer bevindt.
Kopieën bewaren
Voor uw belangrijkste documenten adviseren experts om meerdere exemplaren te bewaren. Dat kan betekenen dat u één exemplaar in uw cloudopslag en een ander op een harde schijf moet bewaren. Het kan ook betekenen dat u één kopie bewaart in uw elektronische archivering en één harde kopie in een brandveilige kluis.
Documenten om voor altijd op te slaan
Een aantal documenten moet voor altijd worden bewaard. Dit zijn de belangrijkste die u om verschillende redenen in de toekomst nodig kunt hebben. Als u ervoor zorgt dat ze op een veilige plaats worden bewaard en dat een kopie veilig is, bespaart u veel tijd wanneer ze nodig zijn.
- Academische archieven: diploma's, transcripties en alle portfoliowerkzaamheden die in de toekomst kunnen worden gebruikt bij het solliciteren naar een baan. Adoptiedocumenten Baptismal certificaten Geboortecertificaten Death-certificaten: kunnen nodig zijn voor belastingdoeleinden. Rijbewijslicenties prestatiebeoordelingen Medische dossiers Militaire dossiers Paspoorten Pensioen- en pensioenregisters Sociale kaarten Kaarten Wills
Documenten die gedurende een bepaalde periode moeten worden opgeslagen
Stel je voor dat je levenslange bankafschriften en rekeningen op je bureau hebt liggen. Na slechts een decennium zou die stapel waarschijnlijk waanzinnig groot zijn. Er zijn veel soorten documenten - meestal financiële - die u gedurende een bepaalde periode moet bewaren, maar niet voor altijd hoeft op te slaan. Misschien moet je ze een tijdje maandelijks of wekelijks raadplegen, dan worden ze gewoon een ander stuk papier dat rondslingert en rommel creëert.
Het lastige deel is om te weten wanneer je dit soort records kwijt kunt. Er is geen goed antwoord voor alles, maar aanbevolen richtlijnen op basis van wat het is:
- Bankafschriften: Eén maand Facturen: Eén jaar voor belasting- of garantieverklaringen; alle andere rekeningen moeten worden vernietigd zodra ze zijn betaald. Creditcardrekeningen: vernietigen onmiddellijk wanneer betaald. Ontvangsten voor verbetering van de woning: Bewaren totdat de woning is verkocht. Investeringsrecords: Zeven jaar nadat u de rekening hebt gesloten of de beveiliging heeft verkocht Lease-overeenkomsten: Bewaar tot u bent verhuisd en uw aanbetaling terug heeft ontvangen van de verhuurder. Cheques en loonstroken: Eén jaar, of totdat u uw W-2-verklaring voor dat belastingjaar hebt ontvangen. Ontvangsten van inkomsten: Bewaar voor de levensduur van de garantie voor grote aankopen zoals apparaten en elektronica. Voor dingen zoals boodschappen en kleding, bewaar de bon alleen totdat u weet dat het niet nodig is om merchandise te retourneren. BTW-documenten: zeven jaar, inclusief uw archivering en alle bijbehorende documenten zoals W-2's en bonnen. Bewaar tot de boot, auto of motorfiets is verkocht.
Hoe zich te ontdoen van documenten
Documenten vernietigen is de belangrijkste manier om uzelf te beschermen tegen identiteitsdiefstal. Over het algemeen zijn er bepaalde documenten die absoluut moeten worden vernietigd. Dit omvat alles met accountnummers, geboortedata, meisjesnamen, wachtwoorden en pincodes, handtekeningen en sofi-nummers.
Als documenten nog steeds "actief" zijn - u moet ze ter referentie bewaren - plaats ze dan per onderwerp in uw thuisarchiveringssysteem. Vernietig ze alleen als ze niet meer in gebruik zijn.
Welke documenten te vernietigen
Wanneer u klaar bent met deze documenten en ze niet langer nodig hebt, kunt u ze vernietigen:
- Ontvangstbewijzen ATM Bankafschriften Kopie geboortecertificaten Geannuleerde en nietige cheques Creditcardrekeningen Creditrapporten Bestuursvergunningen (verlopen) Arbeidsdocumenten met identificerende informatie Verlopen paspoorten en visa Investeringsrekeningnummers Juridische documenten Investeringen, voorraad en onroerendgoedtransacties Items met een handtekening (huurcontracten, contracten, brieven, enz.) Bagagelabels Medische en tandheelkundige gegevensPapieren met een sofi-nummer Wachtwoorden of pincodes Betaalstubs Vooraf goedgekeurde creditcardaanvragen Ontvangstbewijzen met het controleren van rekeningnummers, creditcardnummers of andere identificerende informatie Belastingformulieren Transcripties met identificerende informatie Reisroutes Gebruikte vliegtuigtickets Nuttige rekeningen (telefoon, gas, elektriciteit, water, kabel-tv, internet, etc.)
Al het andere - zoals papierwerk - kun je gewoon recyclen. Zorg voor een flexibel archiveringssysteem zodat u deze documenten onder controle kunt houden. Het is ook een goed idee om de gewoonte aan te nemen uw opgeslagen documenten regelmatig door te nemen. Probeer dit te doen wanneer u rekeningen betaalt, uw belastingaangifte doet of een soortgelijke terugkerende taak uitvoert, zodat u het niet vergeet en uw papierwerk uit de hand loopt.
